Moderne Rechnungsverwaltung und Zahlungskontrolle mit Fakturia

Der Internetshop ist bis heute eines der beliebtesten Modelle im E-Business. Die Investitionen sind überschaubar. Die laufenden Kosten ebenfalls. Ein funktionierender Webshop kann dem Betreiber nebenberuflich oder hauptberuflich beachtliche Einnahmen erbringen. Neben der Produktauswahl und den Maßnahmen von Werbung und Marketing für den eigenen Internetshop sind die Abrechnungen arbeits- und zeitaufwendig. Das Rechnungswesen ist in Unternehmen weitgehend digitalisiert. Hardware und Software ermöglichen es einem Webshop Betreiber, den Rechnungsversand und das Zahlungsverhalten der Kunden in der Übersicht zu halten.

Bei Branchen und bei Dienstleistungsangeboten mit wiederkehrenden Zahlungen ist der Einsatz von Software für die Abrechnung enorm effizient. Finanzdienstleister und Versicherungen, Cloud- und Hostingservices, Printmedien, Anbieter von Abos und Sportvereine oder Fitnessstudios können mit einer Software für die Abrechnung Manpower und Kosten einsparen.

Die Sepa Lastschrift macht die Softwareanwendung bei der Rechnungslegung möglich. Wiederkehrende Zahlungen, das sogenannte Recurring Payment, werden vom automatischen Rechnungsversand bis zur Kontrolle und Buchung des Zahlungseingangs von der Software verwaltet. Die Anforderungen an die Software sind enorm. Datenformate und Informationsaustausch der eingesetzten Server müssen miteinander kompatibel sein. Programmiersprachen müssen passen und die Vorgaben des internationalen Zahlungsverkehrs müssen erfüllt werden. Die Software Faktura wird allen Anforderungen gerecht. Die online Zahlungsvarianten reichen von der SEPA Lastschrift über die Kreditkartenzahlung und den automatischen Zahlungsabgleich bis zu den regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen für Abo-Rechnungen und Mitgliedschaften. SEPA-Lastschriften im XML-Format ermöglichen die digitale Automatisierung des Zahlungsverkehrs einschließlich Rechnungsversand und Zahlungskontrolle bei wiederkehrenden Rechnungen, die Unterstützung von bekannten Payment Providern, die Eingabe der Pausierung von Abo Zahlungen und das automatisierte Mahnwesen mit drei Mahnstufen.

Mit Fakturia können Einzelunternehmer, mittelständische Firmen oder Großunternehmen ihren Internet gestützten Zahlungsverkehr automatisieren. Die Software vom Anbieter Luminea IT Services in Sauerlach wird permanent weiterentwickelt. Ein Newsletter informiert regelmäßig über Neuerungen und Erweiterungen der Software. Außerdem ist das Angebot für Startups kostenlos.

Warenwirtschaft im Onlineshop

Zufriedene Kunden sind für den Erfolg eines Unternehmens von essentieller Bedeutung – egal, ob es sich dabei um einen Dienstleister, ein Einzelhandelsunternehmen oder eben einen Online-Shop handelt. Denn nur, wer mit der gesamten Abwicklung zufrieden ist, wird einerseits wieder dort einkaufen und den Betrieb andererseits auch weiter empfehlen.

Für Shop-Betreiber bedeutet das: Alle Waren müssen immer in ausreichender Stückzahl auf Lager sein, jede Bestellung muss so schnell wie möglich fakturiert und versendet werden, und bei Rückfragen muss man für den Kunden stets zur Verfügung stehen. Das ist in der Praxis leider nicht immer so einfach, wie es in der Theorie klingt.

Die Übersicht kann leicht verloren gehen

Denn es ist nicht immer einfach, den aktuellen Status jeder einzelnen Bestellung genau im Blick zu haben. Das gilt besonders dann, wenn Sie Ihre Produkte nicht nur über die eigene Website, sondern zusätzlich auch über Plattformen wie Amazon vertreiben. Und so leicht es passiert, die eine oder andere Bestellung zu vergessen, so ärgerlich ist das auch. Die Folge sind nämlich schlechte Bewertungen, die potentielle Kunden in der Zukunft davon abhalten, den Shop überhaupt zu besuchen.

Genau so schwierig ist es, die aktuellen Lagerbestände im Blick zu haben. Je größer der Shop und damit das Lager werden, desto unübersichtlicher ist auch das aktuelle Inventar. Das macht es mitunter sehr kompliziert, Artikel rechtzeitig nachzubestellen und somit Wartezeiten für die Kunden zu verhindern.

Warenwirtschaftssoftware sorgt für Durchblick

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie sich unbedingt eine Software für die Materialwirtschaft zulegen. Ein solches Programm ist eine große Hilfe bei der kompletten Auftragsbearbeitung. Denn Sie müssen nicht mehr ständig alle Kanäle überprüfen, auf denen Bestellungen eingehen können. Stattdessen gehen alle Aufträge, unabhängig davon auf welcher Plattform sie getätigt werden, an einer zentralen Stelle ein.

Auch die Lagerverwaltung erleichtern diese Softwarelösungen: Sobald eine Bestellung eingeht, wird die Bestandsliste automatisch aktualisiert. Geht ein Produkt zur Neige, so werden Sie frühzeitig gewarnt – oder das Programm löst die Nachbestellung gleich von selbst aus.  So stellen Sie sicher, dass Ihre gesamte Produktpalette jederzeit verfügbar ist.

Doch nicht nur das kann ein gutes Warenwirtschaftssystem. Auch das Schreiben korrekter Rechnungen können diese praktischen Helfer enorm erleichtern, da sie in den meisten Fällen über entsprechende Vordrucke verfügen. Lässt sich ein Kunde Zeit mit der Zahlung, so sorgt das integrierte Mahnwesen dafür, dass Sie in regelmäßigen Abständen an die offenen Rechnungen erinnert werden und dementsprechend reagieren können.

Sinnvoller planen, effizienter werben

Und auch das sind noch nicht alle Vorteile, die Sie mit einer Warenwirtschaftssoftware haben. Mit Ihrer Hilfe lassen sich sowohl Ihre Produktpalette als auch Ihr Kundenstamm detailliert analysieren. Für Ihre strategische Ausrichtung ist das von unschätzbarem Wert.

Artikel, die sich nicht sonderlich gut verkaufen, können Sie aus dem Sortiment entfernen. Dadurch verbessern sie das Kauferlebnis Ihrer Kunden, die sich dann nicht mehr durch eine Vielzahl von Produkten scrollen müssen, bis sie auf etwas wirklich Interessantes stoßen. Damit verkleinern Sie das Risiko, dass sie Ihren Shop verlassen ohne etwas zu kaufen.

Zudem lassen sich auch Werbekampagnen effizienter gestalten, wenn Sie Ihre Kunden gut kennen. Wollen Sie beispielsweise in einem E-Mail-Newsletter auf neue Artikel hinweisen, können Sie diesen so gestalten, dass bestimmten Kunden nur diejenigen Produkte präsentiert werden, die sie mit hoher Wahrscheinlichkeit kaufen.

Onlineshop von einer professionellen Agentur entwickeln lassen

Eigener Online Shop – Das Outfit muss stimmen

Online Shops werden immer beliebter und fast jedes Geschäft bietet seine Waren zusätzlich in einem Online Shop an. Dies ist praktisch, denn der Unternehmer kann diese Aufträge am Wochenende, nach Feierabend oder während den Geschäftszeiten erledigen, wenn gerade keine Kunden im Geschäft sind.
Bei einem Online Shop ist es wichtig, dass die Produkte und das Geschäft optisch gut beim Internetnutzer ankommen. Ein Profi wie zum Beispiel eine Werbeagentur hilft hier weiter. Dies ist eine Investition, die sich auf Dauer finanziell bezahlt macht.

Kommunikation mit Kunden übers Internet

Inzwischen benötigt jedes Unternehmen einen Online Shop, um im Internet präsent zu sein. Für die Werbeagentur geht es dabei um die Frage, wie digitale Lösungen eine Unternehmensstrategie und die Kommunikation mit Kunden oder die Struktur des Vertriebes sich verbessern lassen. Es geht darum, wie ein Unternehmen mit seinen Kunden, Geschäftspartnern oder seinen Mitarbeitern kommuniziert und interagiert.

Alles aus einer Hand – „Werbeagentur credia communications“

Der Interessierte findet diese Agentur unter folgendem Link credia.de. Es handelt sich um eine Full-Service Werbeagentur, die den Kunden hilft, Botschaften zu formulieren, präsentieren und an die passende Zielgruppe zu richten. Die Agentur plant, entwickelt den Online Shop von A bis Z. Es handelt sich um eine persönliche Werbeagentur, die seit dem Jahr 1999 Erfahrungen auf diesem Gebiet sammeln konnte und sich laufend neuen Trends anpasst. Ein Beispiel für eine gelungene Umsetzung ist der Online-Shop für Heinen+Löwenstein: Heinen+Löwenstein ist eine Unternehmensgruppe, die in der Medizintechnik angesiedelt ist.

Beratung telefonisch, vor Ort oder im Büro der Agentur

Die Mitarbeiter der Agentur beraten die Kunden per Telefon, vor Ort oder im Büro in der früheren Bundeshauptstadt Bonn am Rhein. Ein Gespräch lohnt sich. Der Kunde stellt sein Konzept vor und die Mitarbeiter realisieren dies Pläne optisch und inhaltlich ansprechend. Jede Marke und jedes Produkt stehen für bestimmte Werte und Ideen, die in Dienstleistungen oder Waren zum Ausdruck kommen. Die „Werbeagentur credia communications“ schafft es immer wieder, die Marke der Kunden erfolgreich zu verkaufen und für jeden sichtbar zu machen.

Lösungen zur Webentwicklung auf Basis von Shopware oder Oxid

Wenn man als Unternehmer Produkte oder Dienstleistungen in einem Online-Shop anbietet, ist die Standard Shopsoftware hierfür meist ausreichend. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen individuelle Lösungen für Online-Shops benötigt werden.

Welche Online-Shop Lösung bietet sich an?

Man kann einen Online-Shop kaufen, mieten oder kostenlos beziehen. Beim Miet-Shop nachteilig sind die laufenden Kosten und es besteht eine größere Abhängigkeit vom Betreiber. Man mietet einen Online-Shop, der auf den Web-Servern eines Webhosters betrieben wird. Die Verwaltung des Artikelsortiments und die Gestaltung der Webseiten erfolgt im Browser. Beim Kauf-Shop erwirbt man eine Lizenz für eine Shopsoftware. Der Nachteil liegt im hohen Anschaffungspreis.
Möchte man Produkte nicht selbst lagern und verschicken, kann man dies von einem Anbieter übernehmen lassen (Dropshipping). Die Verwaltung des Shops liegt auch hier in eigenen Händen.

Maßgeschneiderte Lösungen: B2C und B2B

Den elektronischen Handel zwischen einem Unternehmen und einem Konsumenten im Internet bezeichnet man als Business to Consumer E-Commerce (B2C).
Unter Business to Business E-Commerce (B2B) versteht man den digitalen Handel im Internet zwischen zwei Unternehmen. Die B2B-Shops verlangen individuelle Lösungen, welche die Standard Shopsoftware nicht bieten kann. Hierzu zählen beispielsweise interne Bestellabläufe (statt Online Payment) oder Logins für bestimmte Kundengruppen. Sie gewähren u.a. auch eine Anbindung an die bestehende Warenwirtschaft und Logistik. Unter dem Link Internetfabrik findet man eBusiness und Webentwicklung Lösungen auf Basis von Shopware oder Oxid.

Was ist das besondere an den Webshops Shopware und Oxid?

Die Online-Webshops Shopware und Oxid haben viel Platz für Individualität. So kann man mit seinem individuellen und wiedererkennbaren Corporate Design auftreten-und muss kein vorgefertigtes Template verwenden. Der Bestellvorgang läuft intuitiv ab. Man verschiedene Marketingmaßnahmen integrieren, z.B. Cross-Selling und Staffelpreise. Dazu kommen weitere Funktionen, wie etwa die Suchmaschinenoptimierung, Rabattsysteme,integriertes Content-Management-System und vieles mehr.

Multishopsysteme

Besitzt man mehrere Online-Shops des gleichen Händlers, bietet es sich an, ein Multishopsystem zu verwenden. Die Produktdaten für mehrere Online-Shops werden in einem zentralen System verwaltet. Trotz Zentralverwaltung der Shops ist es möglich, jeden individuell zu pflegen und weitere Produkte, Produktgruppen etc. anzulegen. Somit können Unternehmen Onlineshops mit einem Basis-Datenbestand zentral pflegen, aber die Shop-Betreiber haben dennoch die Möglichkeit, eigene Produkte aufzunehmen.