Rechnungen für einen Online Shop schreiben

Jeder Online Shop Betreiber ist verpflichtet Rechnungen für die Waren, die er in seinem Online Shop verkauft, auszustellen. Doch was muss auf einer Rechnung stehen, damit diese auch ordnungsgemäß ist und vom Rechnungsempfänger sowie dem Finanzamt anerkannt wird?

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Die verpflichtenden Angaben, die in jeder Rechnung aufgeführt sein müssen sind im Umsatzsteuergesetz geregelt: UStG §14 Abs. 4 “Ausstellung von Rechnungen”.

Enthält eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben oder entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen, gilt sie als nicht ordnungsgemäß. Da der Rechnungsempfänger aber einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung hat, die zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, ist er dann zur einbehaltung des Rechnungsbetrages berechtigt.

Unternehmer müssen eine Kopie der ausgestellten Rechnung bis zu zehn Jahre aufbewahren. Seit 2004 gilt das auch für alle erhaltenen Rechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG).

Gerade für Start-Ups ist es sinnvoll sich eine Onlineshop Software auszusuchen, mit der automatisch Rechnungen erstellt und verwaltet werden können.

Eine Rechnung für einen Online Shop kann zum Beispiel so aussehen:

Musterrechnung für einen Online Shop
Musterrechnung für einen Online Shop

Besondere Regelungen für Kleinunternehmer

Nehmen Online Shop Betreiber die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch, gelten besondere Vorschriften. Die Regelung kann in Anspruch genommen werden, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht höher war als 17.500 Euro und im laufenden Jahr nicht höher als 50.000 Euro sein wird.  Kleinunternehmer brauchen in ihren Rechnungen keine gesonderte Umsatzsteuer ausweisen. Sie dürfen allerdings auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen. Weist ein Kleinunternehmer dennoch die Umsatzsteuer gesondert aus, muss er diese an das Finanzamt abführen, während der Rechnungsempfänger die Steuer dennoch nicht als Vorsteuer abziehen darf. Im Übrigen gelten auch für Kleinunternehmer die unten genannten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

Eine Rechnung für einen Online Shop nach der Kleinunternehmerregelung kann zum Beispiel so aussehen:

Rechnung für einen Online Shop UStG 19
Rechnung für einen Online Shop UStG 19

Fazit

Bei der Rechnungsstellung in einem Online Shop sind einige Dinge zu beachten. Zuerst sollte man sich überlegen ob man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt. Dabei sollte man sich Gedanken machen, welche Vorteile und Nachteile dies mit sich bringt. Später muss dann genau darauf geachtet werden, dass die Rechnung alle erforderlichen Daten enthält. Nicht Ordnungsgemäße Rechnungen können dazu führen, dass sie vom Rechnungsempfänger nicht anerkannt werden.